Assistenz der GEschäfts­führung (m/w/d)

Die Oberstaufen Tourismus Marketing GmbH (OTM): Gegründet 2006 kümmert sich die OTM als 100%ige Tochter der Gemeinde mit rund 35 Mitarbeiter:innen um die touristische Vermarktung des Ortes, setzt Veranstaltungen um und gestaltet gemeinsam mit privaten Partnern und Unternehmen sowie dem Tourismus Eigenbetrieb Oberstaufen (TEO), der Aquaria Erlebnisbad-Betriebs GmbH und der Gemeinde das touristische Angebot im Ort.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

WAS DICH ERWARTET:

Assistenz der Geschäftsführung

• Vorzimmer für Kontaktaufnahme mit der Geschäftsführung
• Freundliche, souveräne Kommunikation per E-Mail, Telefon, MS-Teams und Post innerhalb des Unternehmens sowie nach außen gegenüber Geschäftspartnern und Kunden als erste Anlaufstelle und in der Repräsentation der Geschäftsführung
• Präzise Planung von Terminen, Besprechungen für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei Gremiensitzungen (Tourismusausschuss, OTM-Aufsichtsrat, Aquaria-Aufsichtsrat)
  > Vorbereitungen im digitalen Sitzungssystem KiC
  > Erstellung einer Präsentation
  > Protokollführung
  > Nachbereitung im digitalen Sitzungssystem KiC

• Regelmäßige Abstimmung mit dem Vorzimmer des Bürgermeisters bezüglich der Jahresterminplanung
• Erstellung von Mitarbeiter-Informationen und Dienstanweisungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Wiedervorlage für die Geschäftsführung

Administrative Aufgaben / Büroorganisation

• Sorgfältige Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsunterlagen wie Präsentationen, Berichten, Dokumenten, Tabellen nach CI-Vorgaben in allen gängigen Microsoft-Programmen sowie in InDesign
• Erstellung von notwendigen Vorlage-Dokumenten nach CI-Vorgaben
• Digitales Clipping - Regionale Zeitung im Online-Portal nach relevanten / interessanten Artikeln durchschauen und im Team teilen
• Ticket- und Hotelbuchungen für Dienstreisen, Messebesuche, Branchenveranstaltungen etc.
• Vorarbeit bei Personalunterlagen für das Personalamt und Ablage auf dem lokalen Laufwerk
• Koordination bei Stellenausschreibungen inkl. Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen
• Organisation und Durchführung des Onboardings neuer Mitarbeiter
• Dokumentenablage (hauptsächlich digital)
• Organisation von Geschenken für besondere Anlässe (Geschäftspartner oder Mitarbeiter)
• Organisation der Jahresabschlussfeier und Sonderveranstaltungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitungen
• Büromaterialbestellungen

OPTIONAL: Unterstützung im Marketing – je nach Stundenkontingent

• Koordination der Erstellung des jährl. Tourismusberichtes in Abstimmung mit allen Abteilungen und in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Erstellung des monatlichen Veranstaltungskalender-PDFs mit Adobe InDesign
• Unterstützung beim Erstellen einfacher Grafiken mit Adobe InDesign für Veranstaltungsbeschilderung, Aushänge etc.
• Lektorat von Texten, Artikeln, Newslettern, Oberstaufen MAGAZIN etc.
• Unterstützung bei jeglichen Veranstaltungen (z. B. Aufbau, Ticketkontrolle, Betreuung von Workshops, Unterstützung der Veranstaltungsleitung, Abbau)
• Merchandise & Give-aways
  > Recherche & Planung neuer Artikel (in Abstimmung mit Marketing u. Gäste- & Anbieterservice)
  > Preiskalkulation
  > Planung für Sonderaktionen (z. B. „Merch-Artikel des Monats“)
  > Nachbestellungen

WAS DU MITBRINGST:

• Du verfügst mindestens über eine 3-jährige abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Du bringst mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer ähnlichen Funktion mit
• Du beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und Deine Ausdrucksfähigkeit ist ausgezeichnet
• Absolute Diskretion & sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich
• Du bist ein Profi im Office-Management, exzellent in den MS-Office-Programmen und in der Organisation von administrativen Abläufen
• Du gehst neue Aufgaben mit einer offenen, agilen Einstellung an und identifizierst Dich mit Oberstaufen und unserer Unternehmenskultur

WAS WIR DIR BIETEN:

• zentral gelegene Büros & gute Verkehrsanbindung
• ein sympathisches Team mit flachen Hierarchien
• eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre
• bis zu 30 Tage Urlaub
• viele Vorteile als Teammitglied Oberstaufens
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und VWL
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeit, BIKELEASING in Anspruch zu nehmen

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